Dans un précédent article, nous étions revenus sur les fondamentaux de la gestion de projet collectif, nous nous étions interrogés sur ce que le collectif signifiait et sur les piliers qui composent un projet collectif et une équipe. Nous vous proposons maintenant d’aller encore plus loin en précisant de manière concrète comment s’assurer que les fondamentaux fixés précédemment peuvent être durables.
Fixer le cadre
Un cadre doit ainsi être co-construit, notamment pour plus de clarté et d'efficacité, et pour faciliter la participation du salarié(s) puis la prise de décision.
Ce cadre comprendra notamment :
- les fondamentaux fixés ensemble ;
- les rôles et compétences de chacun ;
- la disponibilité de chacun ;
- les besoins personnels ;
- des objectifs clairs ;
- le planning (à suivre et respecter) ;
- un contenu maîtrisé ;
- les moyens de communication à utiliser ;
- les outils pour travailler ensemble efficacement ;
- les risques évalués.
Planifier
Pour bien avancer et avancer ensemble, la gestion du temps est précieuse :
- Donner des deadlines précises et des ordres de priorité : lister les grandes étapes, les livrables, les tâches pour y parvenir. Prioriser, et donner à chacun une tâche et une échéance ;
- Réactualiser le plan d’actions à chaque réunion d’équipe ;
- Structurer les temps de partage : à chaque réunion, réaliser un compte rendu ainsi qu’un relevé de décisions, et les prochaines étapes.
Le rôle du manager
Visant à gérer le changement dans les entreprises et les organisations pour accroître l’efficacité, le management par projet modifie profondément la gestion du travail, les rôles et les relations des salariés devenus des « acteurs ». C’est un mode de gestion exigeant qui demande à être pensé et accompagné.
Tout management s’articule autour de deux fonctions :
- une fonction d’organisation (diviser et coordonner l’activité) ;
- et une fonction d’instrumentation (piloter et évaluer).
La performance des projets passe par une implication exigeante des acteurs. Un projet d’une certaine ampleur conduit son responsable :
- à recruter des collaborateurs,
- à structurer une équipe,
- à gérer sa croissance, puis sa dissolution :
- à mobiliser des réseaux extérieurs à l’équipe,
- à gérer des crises et des conflits,
- à passer d’une phase de créativité à une phase de développement rationalisé.
Les pratiques managériales évoluent déjà (et ce n’est que le début) en ce sens. Le contexte social évolue très vite : les réseaux sociaux changent profondément les modes relationnels, le travail à distance a connu un boom exceptionnel ces derniers mois l’amenant à une phase de maturité non négligeable rapidement. Les digital natives ont fait leur apparition sur le marché du travail. Leurs habitudes relationnelles bouleversent les rapports hiérarchiques dans les organisations et cette tendance s’amplifie. Les esprits évoluent également : au niveau sociétal, les principes de partage et de collaboration sont en plein essor. Financement participatifs, covoiturage, partage de biens entre particuliers, achats collectifs… L’économie collaborative se met en place dans la société civile et repose sur une autre façon de consommer et de dialoguer. Ces changements ont un impact sur les organisations.
Enfin, la pratique de l’intelligence collective, par ses bénéfices, a un effet viral. Elle apporte du plaisir, du bien-être, de l’efficacité. Elle favorise la reconnaissance, valorise individus et les collectifs, et est vécue comme naturelle dans sa mise en œuvre. Sa diffusion va suivre une progression exponentielle.
Nous n’en sommes qu’aux prémisses !
Pour résumer, la réussite d’un projet passe par trois facteurs déterminants :
- une excellente communication afin que chacun connaisse l’avancement du projet ;
- une bonne organisation pour respecter les délais et le budget ;
- La collaboration entre les membres de l’équipe pour développer les initiatives, récolter plus d’idées et encourager l’innovation.
La gestion collaborative de projets, si elle est correctement mise en place, vous emmènera vers la réussite.
SOURCES :
Livre Intelligence Collective – leadership et bien commun, éditions Yves Michel
https://www.planzone.fr/blog/aspect-collaboratif-revolutionne-gestion-de-projet
https://www.cairn.info/revue-informations-sociales-2011-5-page-72.htm
