Le reporting fait partie de la vie de l’entreprise depuis des décennies maintenant. Mais au fil du temps et avec l’ajout incessant de nouveaux KPIs, il s’est alourdi et a tendance à faire l’objet de réunions qui traînent en longueur. Il est pourtant source de véritables clés pour le développement de l’entreprise et l’avancement des projets. Comment le rendre plus attractif et en faire un véritable outil de motivation pour vos équipes ?
Des indicateurs pertinents
Le choix des KPIs est primordial. Beaucoup sont certainement incontournables comme le volume de ventes, le chiffre d’affaires ou le taux de transformation des prospects en clients. S’ils paraissent indispensables, ces indicateurs ne sont pas suffisants car ils permettent un constat de la situation mais pas d’agir en temps réel sur la situation courante. Le gérant d’un distributeur aura besoin de connaître la progression des ventes de ses produits mais s’il constate une baisse lors de son prochain reporting, il ne pourra agir que trop tard. Il lui faut travailler en amont d’autres indicateurs, plus subtils, pour anticiper ses décisions stratégiques.
Choisir un indicateur-clé de performance nécessite de prendre le temps de la réflexion. Pour une boutique en ligne, le nombre de visiteurs et le nombre de ventes sont des indicateurs essentiels mais savoir quelle page génère le plus de ventes et quelle page au contraire connaît le plus de sortie de la boutique permet de cibler ses efforts pour avoir un véritable impact sur l’activité. Le suivi de ces indicateurs aura une réelle utilité pour l’entreprise
On notera également qu’il est important que les données présentées soient fiables et approuvées par toutes les personnes qui bénéficient de ce reporting pour éviter d'éventuelles batailles de chiffres.
Une présentation participative
Un reporting utile n’est donc pas un constat mais un outil qui permet d’améliorer les performances de l’entreprise. Pour ce faire, chacun doit pouvoir comprendre et assimiler rapidement son contenu. Un choix restreint et pertinent d’indicateurs est une chose, le format de présentation est tout aussi important.
Lorsqu’il est question d’un reporting, on se pose les questions suivantes : Qui ? Quand ? Comment ? Le schéma classique amènerait un manager à présenter tous les trois mois par exemple une vue globale de la situation à ses équipes à l’aide du traditionnel Powerpoint. Dans ce cas, une personne est active, les autres sont passives et pour peu qu’il y ait beaucoup de chiffres et de schémas, elles risquent de perdre le fil.
Pour qu’un reporting devienne un outil utile à l’équipe, on peut par exemple répartir la responsabilité des indicateurs clés sur plusieurs personnes ce qui renforcera l’engagement de chacun et développera l’interaction entre tous. Une fréquence plus élevée permettra de pouvoir agir quand un problème apparaît et donc de mettre en action plus rapidement l’équipe. Enfin, une discussion autour d’un tableau blanc où on note les principaux éléments pour développer davantage la participation qu’une présentation figée.
Un reporting doit être un outil d’amélioration pour l’entreprise en choisissant des indicateurs pertinents et adaptés dans un format qui mobilisera chaque personne concernée pour un meilleur résultat.
