Par la force des choses, nous avons été confrontés à de nouvelles méthodes de travail pendant de nombreuses semaines. Nous vivons maintenant la fin de quelque chose et les prémisses d’autre chose. Le travail à distance généralisé et l’impossibilité de nous rassembler dans un même lieu pour nous réunir a également challengé notre capacité à faire preuve d’intelligence collective. Mais finalement, quel que soit son format, elle reste une méthode tournée vers le positif qu’il fait bon de pratiquer. D’autant plus que de nouveaux enjeux se dessinent, qu’il va certainement falloir bâtir de nouvelles organisations et c’est dans ce contexte qu’une gestion de projet collectif bien mise en œuvre peut être très facilitante.
Intelligence collective et travail collaboratif
L’intelligence collective consiste tout d’abord à accepter de travailler dans un cadre commun avec :
- des règles relatives à l’espace et au temps ;
- des règles du jeu de la relation à l’autre ;
- le tout comportant des mécanismes de régulation, d’observation du processus et de facilitation, garantissant le respect du cadre.
« Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford
Le travail collaboratif est la mise en commun des compétences et des connaissances de plusieurs personnes afin d’atteindre un objectif commun. En gestion de projet, le travail d’équipe est essentiel pour réussir.
Pourquoi bâtir un projet avec ses collaborateurs ?
- S'impliquer et donner du « sens » au travail de chacun.
- Se retrouver autour des mêmes valeurs.
- Apprendre à travailler et à s'organiser ensemble en développant mutuellement l'écoute, l'intérêt, la négociation, la bienveillance, le consensus et la reconnaissance.
- Créer du lien entre employeur et collaborateurs : le projet joue le rôle de « ciment », sa pérennité dépend de la solidité de ce dernier.
Les fondamentaux
Pour réussir à travailler à plusieurs durablement, il faut partager un projet commun qui dynamise ce travail collectif. Quel que soit le nombre de participants et quel que soit le format !
Un projet commun se réfléchit collectivement et s’anime, de façon à laisser chacun s'exprimer et exprimer sa créativité.
L’un des principaux défis de l’action collective est de s’assurer que les efforts de chacun vont dans la même direction. Toute pratique collective se bâtit sur une colonne vertébrale claire et partagée par tous.
C'est pourquoi, avant de débuter quoi que ce soit, il est important que chaque membre de l’équipe :
- s'interroge sur ses motivations, besoins et attentes afin de voir s'ils sont sur la "même longueur d'onde" = LA MISSION ;
- donne sa vision du projet pour pouvoir en construire une qui soit « partagée » = LA VISION ;
- détaille de manière pratico-pratique : « comment et dans quel cadre travailler ensemble » = LES OBJECTIFS.
Ensemble, vous poserez ainsi ces 3 grands piliers à la dimension du projet :
- LA MISSION : la mission traduit votre objectif spécifique, ce que vous devez réaliser. Elle est basée sur l’action et peut donc se modifier au cours du cycle de vie du projet. La mission doit être claire, directe et réaliste.
- LA VISION : la vision correspond au sens de votre projet. La vision est la raison d’être de votre projet. Ce pourquoi votre équipe agit. C’est votre ligne d’orientation.
- LES OBJECTIFS : les objectifs définissent les activités que vous allez devoir mettre en place pour réaliser votre mission. Comment allez-vous réaliser votre mission ? Quels objectifs concrets pouvez-vous vous fixer pour accomplir votre mission ? Quelles actions devez-vous mener pour apporter une réponse au problème identifié ?
La notion de “collectif”
L’aspect humain, c'est-à-dire la qualité de la communication et des relations au sein de l’équipe (ce qui induit la relation entre l'employeur et les collaborateurs, est cruciale.
Les 4 grands piliers d’une équipe dans la gestion du projet sont ceux-ci :
LA COHÉSION
- L’équipe est construite dans un souci de mixité, de diversité et de complémentarité des compétences ;
- Du temps est pris pour faire connaissance dans l’équipe et que chacun se sente intégré ;
- L’équipe est dynamique, motivée et porteuse de l’esprit du projet ;
- Les relations entre les membres de l’équipe dont constructives, conviviales, orientées vers l’entraide et la coopération ;
- Les succès sont fêtés !
L’ORGANISATION
- Chaque membre connaît son rôle, ses missions et ses responsabilités ;
- Le partage des rôles et responsabilités est équilibré et efficace ;
- Des règles, des principes de décision et des modes opératoires sont définis et partagés ;
- Les réunions sont efficaces, délimitées dans le temps et contiennent toutes un ordre du jour et un compte rendu.
LA MOBILISATION
- L’équipe a des objectifs, une feuille de route et un plan d’action clair ;
- Les avancées et les résultats sont suivis et partagés entre tous ;
- Les interlocuteurs du projet sont impliqués ;
- Des personnes-ressources extérieures sont mobilisées selon les besoins.
LE DÉVELOPPEMENT
- Les différents points de vue, les suggestions et les critiques sont exprimés librement et avec bienveillance ;
- Chaque compétence utilisée est identifiée, exploitée, développée, et valorisée ;
- Un système d’entraide permet de transmettre des compétences entre les membres de l’équipe ;
- Chaque membre est mis en situation d’apprendre, d’agir et de réussir.
Ce n’est donc qu’après avoir déterminé ensemble les piliers du projet et de l’équipe que l’on peut considérer que la dynamique de gestion de projet collectif est sécurisée. Bien-sûr, aucun de ces éléments n’est figé et pourra faire l’objet de discussions en cours de projet. S’il s’avère qu’un élément ne convient plus ou se doit d’être précisé, il sera important de répondre à cette attente, qu’elle émane du projet ou du groupe.
