Vous avez un projet de réorganisation pour vous adapter aux mutations de votre marché ? Vous comptez transformer un service, faire évoluer vos process, développer la polyvalence des équipes.... Et si vous associez vos collaborateurs dans la démarche ? L'implication des équipes est un facteur de succès pour la conduite du changement. Comment les faire participer ?
Pourquoi impliquer les équipes dans un projet de réorganisation ?
Il est judicieux de concerter vos équipes dans un projet de réorganisation pour plusieurs raisons :
- Accompagner la conduite du changement
- Définir les atouts et les axes d'amélioration de l'organisation du travail
- Identifier les difficultés des collaborateurs dans leur travail quotidien
- Prendre en compte leurs remarques et suggestions
- Favoriser leur adhésion au projet et leur engagement pour sa mise en oeuvre
- Trouver ensemble des solutions créatives pour réorganiser le service
- Améliorer le sentiment d'appartenance
Comment faire participer les équipes ?
Les équipes peuvent participer tout au long de la démarche de réorganisation. L'état des lieux de l'organisation consiste par exemple à vivre une journée en immersion avec les collaborateurs pour observer leurs méthodes de travail et étudier leur environnement, puis à s'entretenir avec une partie ou l'ensemble des collaborateurs pour connaitre leur perception sur leur travail et l'organisation. En complément, il est possible de leur transmettre un questionnaire sur l'organisation du travail et le management, afin de connaitre le niveau de satisfaction et identifier les premières pistes d'action.
Ces pistes serviront de base pour organiser des groupes de travail avec les équipes. Il s'agit de trouver des solutions aux problématiques identifiées lors de l'état des lieux. Ces ateliers peuvent être également l'occasion de travailler sur les valeurs et les engagements de la structure ou du service.
Suivre la mise en oeuvre du projet
Après avoir co-construit le plan d'actions avec les collaborateurs, il est temps de passer à la mise en oeuvre du projet. Là aussi, les collaborateurs peuvent participer : certaines organisations créent des groupes projet pour permettre aux collaborateurs de s'impliquer sur des missions précises.
La communication interne facilite la mise en oeuvre du projet, en expliquant ses enjeux et en valorisant les bénéfices. Plusieurs outils peuvent être utiles, tels qu'un journal interne avec les dernières actualités, une newsletter mensuelle, des affiches...
L'implication des équipes dans un projet de réorganisation est un excellent levier pour faciliter le changement, puisque cela permet d'identifier leurs freins et leurs motivations et cela donne l'opportunité de contribuer à l'évolution de l'organisation. Cette démarche est à la fois gratifiante pour les collaborateurs et profitable pour la structure.
