Parce que manager, c’est bien plus qu’être présent physiquement aux côtés de ses équipes, nous avons souhaité dédier un article à ce concept trop souvent malmené.
Dans ce contexte particulier que nous vivons aujourd’hui avec la propagation du Coronavirus, le grand sujet du télétravail et de son organisation est omniprésent. Les entreprises privilégient ce mode de fonctionnement, conformément aux consignes données.
Comment les Managers peuvent-ils s’adapter ? Comment accompagner ses équipes dans ce contexte ? Comment garder le lien, la proximité ? Comment entretenir la motivation ?
De « management de proximité » à « management de proximité virtuelle », comment manœuvrer au mieux en tant que Manager acteur de la transformation que nous vivons ?
Le management à distance ne s’improvise pas !
Pour le salarié :
Passer du travail bureautique au télétravail est un véritable exercice. Si l’on n’y est pas préparé, être chez soi comme au bureau semble irréel. Il faut du temps et de l’accompagnement pour organiser son télétravail. Comment leur apporter les moyens, la structure ? Comment entretenir leur cohésion et leur motivation ?
Pour le manager :
Il y a des codes auxquels il est déconseillé de déroger pour optimiser son efficacité. Et embarquer tout le monde dans cette transformation ! Le manager va devoir accepter l’évolution des règles et des priorités. Définir le cadre et les priorités de l’entreprise, pour s’appuyer dessus et garder de la cohérence et une dynamique sur la période. Avec exemplarité, lui-même se portera en accompagnateur de la situation, avec une écoute attentive et veillant à beaucoup communiquer sur les attentes et les conséquences de l’activité.
Les enjeux du management à distance
Les enjeux liés au management à distance sont conséquents. Nous avons à modérer l’éloignement physique, opérationnel et technologique, émotionnel et culturel :
- Levier managérial : pour renforcer la relation de travail et responsabiliser vos collaborateurs ;
- Levier organisationnel : pour optimiser les moments d’échanges et le suivi des projets ;
- Levier relationnel : pour booster leur sentiment d’appartenance et créer les conditions de la confiance.
- Levier agilité : pour adapter les étapes du déploiement du travail à distance, en fonction des conditions de l’entreprise et de chacun.
La communication
La communication est LA première clé à structurer, pour maintenir à son meilleur niveau la motivation des collaborateurs à distance.
Maintenir un haut niveau d’interactions avec vos collaborateurs : le salarié doit se sentir considéré comme membre de l'équipe à part entière pour s’investir et se sentir engagé. Il est vital d’encourager la culture du travail collaboratif. Par exemple, via des outils collaboratifs tels que la suite Google drive, Trello, Evernote…
Réduire le sentiment de distance (et éliminer un des risques du travail à distance qui est le sentiment d’invisibilité de l’employé). Par exemple, en utilisant des outils de messageries instantanées comme Slack
S’assurer que la compréhension du travail à réaliser est partagée : s’assurer que la compréhension des objectifs, des missions, est partagée. Si les attentes sont bien définies, il est beaucoup plus aisé pour le collaborateur à distance de s’investir sur ce qu’il a à faire.
Point de vigilance : optimiser l'utilisation des outils de communication et la diffusion de l'information.
Afin de rester efficace et centré, il est important de savoir ce que chacun peut apporter comme information et sous quelle forme. En connectant cette approche avec la clarification du « qui fait quoi ». Cadrer et structurer l’information et les canaux utilisés, pour éviter les déperditions d'énergie, et des messages transmis !
Fixer un cadre constructif
A partir du cadre et des priorités de l’entreprise, en découlent ceux de chacun :
- Hiérarchiser les activités à forte valeur ajoutée : le management d'une équipe éparpillée dans l'espace entraîne, du fait des contraintes spatiales et temporelles, une hiérarchisation des priorités plus conséquente.
- Fixer les règles du jeu et harmoniser les méthodes de travail : la cohésion de l’équipe à distance se construit dans la cohérence de son système d'organisation. Il n'y a pas de performance possible sans règles du jeu et sans automatisme. L'organisation est apprenante et elle doit devenir une responsabilité partagée.
- L’importance du « qui fait quoi » : il est essentiel de co-organiser le travail à distance avec l’équipe : réunion hebdomadaire, agenda partagé, communications informelles et contrôle du suivi des dossiers. Clarifier et structurer officiellement « qui fait quoi », avec confiance, pour responsabiliser et rendre autonome.
La performance
Dans le cadre du management à distance, la performance des équipes passera par des objectifs structurants. Les objectifs vont orienter l’action de vos collaborateurs :
- Réfléchir en concertation : mettez en place ces objectifs, ensemble, pour qu’ils soient les plus justes, motivants et structurants, pour le collaborateur et pour l’entreprise.
- Des reportings constructifs : réalisez des reportings réguliers, efficaces et responsabilisant (loin du « flicage » dont on peut se faire l’idée), comportant des indicateurs cohérents pour disposer d’une bonne visibilité de l’activité de vos collaborateurs. Ces indicateurs leur seront utiles car ils auto-évalueront leur travail plus souvent à distance !
- Du feedback pour avancer, ensemble : les feedbacks sont évidemment décisifs. Il faudra notamment les donner au bon moment : pour être efficaces, ils ne doivent pas arriver trop tard après l’action qui les motive (choisissez, là encore, le mode de communication approprié).
- Partager pour responsabiliser : trouvez le juste milieu. Ces données auront aussi pour objectif de responsabiliser, rentre autonome, faire monter en compétence. Les collaborateurs peuvent alerter sur les pistes d'innovation, les questions à se poser, les solutions à mettre en place.
Patience.
Le management à distance, ou management de proximité virtuelle, est encore nouveau, et demande de l’accompagnement, une phase d’adaptation, de l’agilité et de la patience. Apprenons à contractualiser entre managers et managés, et acceptons que tout ne soit pas parfait du premier coup. Valorisons les progrès et l’apprentissage de cette nouvelle forme de relation.
Cette nouvelle normalité de la relation interpersonnelle, accroît les exigences de qualité du management, et accélère la transformation des organisations.
Sources :
https://www.docendi.com/blog/management-a-distance-activez-5-dimensions-de-performance/
https://flexjob.fr/Blog/LE-TRAVAIL-DE-DEMAIN/manager-a-distance
https://www.forbes.fr/management/coronavirus-vers-un-management-de-proximite-virtuelle/
