Tout le monde en parle et toutes les entreprises s’y mettent mais quels sont les avantages de l’organisation en mode projet ? Comment s’articule un projet ? Quels outils permettent d’améliorer ce nouveau mode de travail ?
Une méthode, un état d’esprit, des compétences…
Travailler en mode projet, c’est réunir plusieurs compétences au service d’un projet. Pour une campagne promotionnelle, on fera appel au service design pour les visuels, au service marketing pour la rédaction de l’offre, au service communication pour sa diffusion, au service commercial pour sa mise en œuvre, au service informatique pour un changement sur le site internet… En mode projet on choisit une personne dans chaque service pour traiter une ou plusieurs tâches de ce projet précis en lien avec les autres services. Cette organisation transversale permet plus de fluidité entre les compétences nécessaires, sans passer par un ordre hiérarchique, pour remplir un objectif commun.
Ce mode de fonctionnement demande de déterminer en amont pour chaque personne concernée son rôle et ses responsabilités. Le projet global a ses propres règles telles que l’organisation des échanges ou les dates d’échéance de chaque étape. Il est aussi défini par ses propres délais et son budget, indépendamment des autres activités en cours dans l’entreprise. Le responsable du projet est en charge de mener cette équipe transversale à son objectif en assurant une bonne communication dans le groupe et en se portant garant du respect des règles, délais et budgets.
… et des outils
Pour mener à bien un projet, une équipe peut utiliser différents outils de partage de données, lesquels sont en plein essor. Des logiciels de gestion de projet type MS project permettent de gérer l’organisation du projet en termes de tâches à effectuer par telle ou telle personne, dans un délai déterminé. Les solutions de Cloud computing sont un atout pour mettre en commun les documents et créer une seule base de documentation et de travail au projet.
De nouvelles plateformes se développent également alliant des solutions Cloud à des services de messageries et de gestion de projet pour pouvoir organiser un projet dans son ensemble via une seule et même interface. Ces logiciels interactifs facilitent les échanges en gardant une trace à un seul et même endroit de tout ce qui concerne le projet. En s’y connectant, chaque membre de l’équipe sait ce qu’elle doit faire et peut communiquer avec les autres membres facilement.
Ces outils permettent aussi d’avoir une vue globale du projet et de son avancement, ce qui est plus compliqué lorsqu’on utilise plusieurs logiciels (messagerie, projet, stockage de documents) pour un seul et même projet.
Les points forts de ces solutions sont :
- Un seul outil unique pour toute l’équipe du projet
- Toutes les informations centralisées sur une seule plateforme
- Un accès permanent aux informations avec les déclinaisons logicielles sur ordinateurs ou mobiles
- Une répartition des tâches pour chaque personne
- Une vue dynamique de l’évolution du projet
- Des échanges facilités entre les membres du projet
Quelques exemples de solutions : PlanZone, Asana, Trello, etc.
Utilisez-vous d’autres outils pour mener à bien vos projets ? N’hésitez pas à nous le dire dans vos commentaires !
